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辦公管理

2018-03-02 13:51 作者：張國祥 點(diǎn)擊：

一、概述

辦公管理是指企業(yè)為了維護(hù)正常的工作秩序而建立的服務(wù)規(guī)范、規(guī)定的辦公秩序、以及保障工作所需的用品、設(shè)施和設(shè)備的供給維護(hù)，其目的就是營造良好的辦公環(huán)境。因此，提供辦公用品的規(guī)范與渠道、提供辦公設(shè)備設(shè)施的規(guī)范與保障機(jī)制，以及公文處理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)也屬于辦公管理范疇。
辦公管理與人事管理、行政管理、后勤管理有著千絲萬縷的聯(lián)系，如果企業(yè)有專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人事管理、行政管理、后勤管理，那么辦公管理就以秘書服務(wù)、公文處理為主，如果企業(yè)規(guī)模小、人員少，辦公管理的內(nèi)涵就會無限延伸，幾乎可以包涵前面的所有人事、行政、后勤工作。因此，辦公管理的內(nèi)涵因企業(yè)規(guī)模大小而異，僅就公文管理而言，大的企業(yè)可能分設(shè)秘書處、公文科、檔案室，小的企業(yè)很可能就是文員一人包攬。因此，辦公管理是企業(yè)辦公室或綜合管理部的功能，其具體職責(zé)通常由辦公室主任（或綜合部經(jīng)理）、文員、后勤主管承擔(dān)。稍大一點(diǎn)的企業(yè)，也可以增設(shè)一名總務(wù)主管分擔(dān)辦公室主任（或綜合部經(jīng)理）職責(zé)，共同做好辦公保障工作。
本書擬對一般企業(yè)辦公管理的六大內(nèi)容進(jìn)行介紹，即服務(wù)規(guī)范、辦公秩序、辦公環(huán)境、辦公用品、辦公設(shè)備、公文處理。
二、實(shí)戰(zhàn)方法
服務(wù)規(guī)范管理
服務(wù)規(guī)范包涵三個方面，一是服務(wù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，二是服務(wù)公司員工，三是服務(wù)外來人員。
服務(wù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是指為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供工作服務(wù)，包括呈報(bào)來往公文、提醒重要事項(xiàng)辦理、提醒重要資料準(zhǔn)備、提醒接待重要來賓、提醒出席會議，安排公務(wù)出行，代訂機(jī)票酒店、安排對方接待、協(xié)調(diào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)時間安排等等，其目的是為了保證企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)集中精力抓大事、想大事、議大事。
服務(wù)公司員工是指為公司員工提供必須的工作保障服務(wù)，包括辦公用品發(fā)放、辦公設(shè)備設(shè)施維護(hù)，也包括提供員工工作所需的企業(yè)介紹、印章印信，或提供員工個人生活所需的企業(yè)證明，如出國、購房、子女上學(xué)所需的收入證明、身份證明等等。其目的是為了方便員工順利工作或安心工作。
服務(wù)外來人員是指為來企業(yè)視察指導(dǎo)工作的上級領(lǐng)導(dǎo)、參觀考察的同行、聯(lián)系業(yè)務(wù)的客人、上門求職人員提供接待服務(wù)或咨詢答疑服務(wù)。辦公室也是展示企業(yè)形象的窗口，辦公室人員接人待物、舉手投足無不體現(xiàn)企業(yè)的精神面貌。
辦公室人員服務(wù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是職責(zé)所在，不能混同于拍馬屁，辦公室工作無小事，政令下達(dá)、下情上傳，均須有章可循，規(guī)范操作，不能隨心所欲，也不能狐假虎威，決不可假借領(lǐng)導(dǎo)名義兜售個人意見。
 
辦公秩序管理
辦公秩序好壞是辦公管理水平好壞的直接體現(xiàn)。辦公室人員有責(zé)任有義務(wù)帶頭建立良好的工作風(fēng)尚。比如說，上班提前到場整理辦公室衛(wèi)生，提前做好一天的工作計(jì)劃。上班即以良好的狀態(tài)投入工作。工作時間忙而不亂，事情區(qū)分輕重緩急。打電話聲音控制適度，以不干擾同事為宜；穿行辦公場所，步履輕盈，以不打攪同事為佳；請人幫忙，禮貌在先，請字當(dāng)前，協(xié)商口氣，切勿頤指氣使；遇分歧，不自以為是，態(tài)度和藹，多傾聽對方意見，求同存異，決不強(qiáng)加于人。培養(yǎng)并建立良好的辦公秩序，然后將職場工作規(guī)范歸納整理成文，經(jīng)新老員工討論通過，報(bào)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，《某某企業(yè)辦公室人員行為規(guī)范》就建立起來了。辦公室人員行為規(guī)范包括接待禮儀、著裝禮儀、通話禮儀、同事相處禮儀、溝通規(guī)范、議事規(guī)范、分歧處理原則等。
 
辦公環(huán)境管理
辦公環(huán)境營造是辦公管理的重要內(nèi)容，辦公環(huán)境營造有軟硬兩個方面的內(nèi)容。硬環(huán)境是指辦公大樓、辦公場所、辦公設(shè)備設(shè)施，甚至包括辦公用品配置。軟環(huán)境是指辦公氛圍、辦公氣場，是辦公人員的精氣神，也是企業(yè)文化建設(shè)的重要內(nèi)容。
辦公大樓、辦公場所是一次性投入，對使用人員而言，不可隨意替換，但是辦公環(huán)境的美化卻是可以持續(xù)改善的。特別是辦公環(huán)境的清潔衛(wèi)生則是需要長期維護(hù)和保持的，這決不能僅靠幾名清潔工去完成，必須全體辦公人員共同維護(hù)和參與。每位員工保持自己辦公場所的清潔衛(wèi)生自不待說，對公共場所的維護(hù)和不污染也非常重要。國人有一個不良習(xí)慣，總認(rèn)為有專人打掃衛(wèi)生，隨手亂扔垃圾、亂彈煙灰、亂丟煙頭，甚至隨地吐痰、公共場所也大肆吞云吐霧，凡此種種都屬于辦公環(huán)境管理范疇。
做好辦公環(huán)境管理不難，認(rèn)認(rèn)真真做好職場5S管理就行。每天有人抽查，每周組織檢查，每月進(jìn)行5S達(dá)標(biāo)獎懲，堅(jiān)持下去，辦公環(huán)境衛(wèi)生就一定大有改觀。
營造良好的辦公環(huán)境，必須從清潔衛(wèi)生抓起，保持辦公人員持久的活力則必須從軟環(huán)境入手。必須倡導(dǎo)積極健康的工作作風(fēng)、培育坦誠相待的溝通氛圍、堅(jiān)守獎優(yōu)罰劣的職場紀(jì)律，鼓勵開放、倡導(dǎo)包容、鼓勵創(chuàng)新，鼓勵價值創(chuàng)造、反對弄虛作假。企業(yè)負(fù)責(zé)人必須身先士卒，言行一致，決不能允許溜須拍馬之徒污染辦公環(huán)境。
 
辦公用品管理
辦公用品管理以滿足員工工作需要為前提，節(jié)約不是首選。最好的做法標(biāo)準(zhǔn)配置、定期發(fā)放，不要讓員工為了辦公用品滿辦公樓找人。企業(yè)建立一個《辦公用品申領(lǐng)發(fā)放流程》就行了。對于濫用、浪費(fèi)辦公用品的行為必須堅(jiān)決打擊和懲處。必須強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)不要為了防止員工冒領(lǐng)濫用就設(shè)置繁瑣的申領(lǐng)流程，讓員工把大好時間花費(fèi)在跑腿找人上面。
 
辦公設(shè)備管理
辦公設(shè)備必須專人管理。使用者必須嚴(yán)格按照操作規(guī)范操作。也就是說所有的辦公設(shè)備都必須制訂操作規(guī)范，所有使用者必須接受培訓(xùn)，并確保培訓(xùn)合格，以防止人員傷亡或安全事故發(fā)生。小型企業(yè)養(yǎng)不起專人管理辦公設(shè)備，也必須委托專業(yè)機(jī)構(gòu)代為管理，要求其定期上門檢修，如遇故障隨叫隨到上門維修。辦公設(shè)施等同辦公設(shè)備一樣進(jìn)行管理。企業(yè)辦公設(shè)備設(shè)施一般適用屬地管理原則，即辦公設(shè)備設(shè)施所在部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理，或由其指定專人負(fù)責(zé)。如文員管理復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)就是此類情形。本企業(yè)無專人管理的設(shè)備也可采用使用人登記制度，即誰使用誰登記，發(fā)現(xiàn)故障及時報(bào)修。
不論有無專人管理，辦公設(shè)備都必須建立設(shè)備臺賬，責(zé)成屬地部門負(fù)責(zé)人代管。以防止丟失或損壞無人負(fù)責(zé)現(xiàn)象出現(xiàn)。
 
公文處理管理
企業(yè)公文處理規(guī)范是指企業(yè)制度、標(biāo)準(zhǔn)、文件的擬稿、會簽、審核、審批、校對、發(fā)布、登記、歸檔等各環(huán)節(jié)的處理程序，還包括外來公文處理程序。企業(yè)最忌政出多門，不能各個部門都發(fā)文件、出標(biāo)準(zhǔn)。制訂制度是企業(yè)的權(quán)力，各部門負(fù)責(zé)人可以也應(yīng)該擬訂本系統(tǒng)的制度、標(biāo)準(zhǔn)、文件草案，但僅僅是擬訂權(quán)利，審核、審批必須按企業(yè)公文處理程序辦理。企業(yè)制度的審批權(quán)屬于董事長或董事長授權(quán)人，不是任何人都有權(quán)簽發(fā)企業(yè)制度或標(biāo)準(zhǔn)文件。
企業(yè)公文處理一般權(quán)限如下：
擬稿：各部門負(fù)責(zé)人或其指定人員；
核稿：辦公室主任或秘書
會簽：與該制度或文件有工作關(guān)聯(lián)的部門負(fù)責(zé)人；
審核：企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)或副總；
審批：企業(yè)負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人；
校對：辦公室秘書或文員；
發(fā)文登記：辦公室文員和收文單位負(fù)責(zé)人
歸檔：辦公室文員或檔案員。
 
三、參考案例
略

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