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檔案管理

2018-03-12 17:35 作者：張國祥 點擊：

一、概述

什么是企業(yè)檔案管理
企業(yè)檔案管理是指將企業(yè)經營管理活動中形成的文字資料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、音像制品、科研成果等定期歸納整理，移交專人管理，實行統(tǒng)一或分散存放，從而提供開發(fā)利用或進行決策參考的一系列專業(yè)管理活動。
 
企業(yè)檔案的種類 
企業(yè)檔案通常包括以下內容：公文檔案、人事檔案、培訓檔案、財務檔案、技術檔案、設備檔案、客戶檔案、供應商檔案、安全檔案，較大的企業(yè)還有物流商檔案、車輛檔案、基建檔案、項目檔案、樣品檔案、信息檔案、資產檔案、證券檔案、合同檔案等。檔案種類也因企業(yè)性質和規(guī)模不同而不同。從檔案載體上區(qū)分，有紙質檔案、音像檔案、電子檔案。小型企業(yè)可以分散管理，但是必須指定專人檢查和指導各系統(tǒng)的檔案管理，企業(yè)辦公室存放統(tǒng)一目錄。大中型企業(yè)則應該建立統(tǒng)一的檔案室，集中管理企業(yè)各類檔案。
 
檔案管理的作用
1、準確反映企業(yè)的成長歷程
檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，何時開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時盈利，何時擴張，戰(zhàn)略目標調整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。
2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄
企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還要人人具有保密意識。
3、決策制訂的參謀和幫手
企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。
4、企業(yè)文化的活標本
很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設總喜歡請專家?guī)兔?，殊不知，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認可的價值觀、制度規(guī)范、行為準則梳理、補充、完善，企業(yè)文化的基本內容就有了。再結合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結，企業(yè)文化就豐富起來了。
5、企業(yè)宣傳的資料庫
檔案管理好的企業(yè)需要進行宣傳時，只需在檔案室調取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞民傷財，準備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。
6、員工成長的斷代史
很多企業(yè)員工進來時一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事專員對于已經離職的員工檔案應該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張，但并非沒有可能。人事專員應該做好員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內容，準確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應該成為員工成長的斷代史。
 
二、實戰(zhàn)方法
企業(yè)檔案管理的方法
1、分類整理、統(tǒng)一存放
一個成規(guī)模的企業(yè)應該有專門的檔案室或資料庫，特別是電腦的普及運用，檔案管理顯得更加重要。凡使用電腦軟件的企業(yè)，都會定期產生大量的報表，這些報表一經領導審閱，多數(shù)就成了廢紙一張，有保密觀念的，會撕碎扔掉；沒有保密觀念的，通常就是揉搓一下隨手一扔。給企業(yè)的商業(yè)機密安全工作帶來極大隱患。
企業(yè)必須建立健全檔案管理制度和保密守則。對各種各樣的資料收集、發(fā)放、登記、分類、回收、存檔、保管、保密等級、保管期限、銷毀等，做出統(tǒng)一而明確的規(guī)定。這些資料包括文字的、影像的、光碟的等等。
2、集中管理、信息共享
企業(yè)檔案必須集中管理，但是一定要方便共享。數(shù)據(jù)資料設定權限密碼，以方便工作查閱而又不易泄密為原則。數(shù)據(jù)庫管理必須嚴格復制、傳播登記手續(xù)。文字資料一律實行審批制度，原則上以在資料室閱讀為主，因工作需要必須借出時，實行先批準、登記、再借用制度。嚴格控制資料丟失。
3、電子檔案，文字目錄
凡是只有電子文檔，而沒有文字資料的重要資料，必須編寫文字目錄，列明文檔生成時間、起草人、審核、批準及生效時間，資料保管人。電子文檔最大的好處是不易篡改，哪怕更改一個標點符號，文檔時間就會自動更新。所以能夠進行電子文檔處理的企業(yè)都應該進行電子化處理。
同時，企業(yè)的文字資料也要編制電子目錄，方便管理、方便查找，也可以防止丟失。
4、每年編寫企業(yè)大事記
企業(yè)檔案管理部門應該每年組織一次企業(yè)大事記編寫工作，這既是對企業(yè)全年工作的一個回顧和總結，也是為后人了解企業(yè)成長提供方便。當然企業(yè)也要事先確定一個大事記的入選標準。不能太濫，太濫就沒有意義了。
5、保守機密、人人有責
企業(yè)檔案管理絕不是檔案部門的事情，而是企業(yè)人人有責的大事。商業(yè)機密關系企業(yè)存亡，沒有一個人可以說這不關我的事。企業(yè)內部員工人人都在享用企業(yè)機密，每天的早會晚會都在通報企業(yè)的運營數(shù)據(jù)，這都是商業(yè)機密。
 
三、參考案例
附1：企業(yè)檔案管理制度
附2：檔案管理流程圖（略）
 
某某公司檔案管理制度
一、為規(guī)范公司檔案管理，保守公司機密，特制定本制度。
二、公司檔案管理的對象是指本單位所有具有考查利用價值的文件材料。
三、公司檔案分為：人事檔案，客戶檔案，枝術檔案，生產檔案，設備檔案，公文檔案，財務檔案。
四、公司檔案負責人：人事檔案由綜合部人事主管統(tǒng)一管理；客戶檔案由營銷經理統(tǒng)一管理；技術檔案由技術文員統(tǒng)一管理；生產檔案由生產文員統(tǒng)一管理；設備檔案由設備管理員統(tǒng)一管理；公文檔案由綜合部經理統(tǒng)一管理；財務檔案由財務經理統(tǒng)一管理。檔案管理人員必須對檔案的內容保密。
五、檔案的保存：
1、各部門的檔案必須在次月的5日前將上月處理完的檔案歸檔。
2、各部門的各類檔案必須確保真實，書寫整齊，完整。
3、檔案入庫，必須辦理檔案入庫手續(xù)，填寫《檔案入庫單》，建立并及時更新《檔案目錄表》。
4、檔案管理人員按日期的先后將檔案分類管理，做好標識，以便于查找。
5、綜合部經理到各崗位抽查歸檔文件，每月至少二到三份，并做好檔案抽查記錄，確保文件無丟失。
六、檔案借閱
1、檔案借閱必須經部門主管同意，填寫《檔案借閱單》，檔案在借閱期限內尚未歸還，檔案保管員及時跟蹤追還，防止丟失。
2、借閱期間，未經領導批準不得復印、抄寫檔案資料。
3、檔案管理人員對歸還的借閱材料認真進行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。
七、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案銷毀審批表》交總經理審核，經總經理批準后執(zhí)行。
3、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
4、檔案銷毀需編制《檔案銷毀清冊》；銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。
八、檔案存放區(qū)需做到八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
九、本制度運用表格工具包括：
1、《檔案入庫單》
2、《檔案目錄表》
3、《檔案借閱單》
4、《公司檔案銷毀審批表》
5、《銷毀清冊》
十、本制度的修改：
1、修改需由部門經理提出，展開部門經理討論會議，確定需要修改本制度，并報總經理批準后開始本制度的修改組織工作；
2、由部門經理對本制度修改草案，綜合部經理組織討論完善后，報總經理簽發(fā)頒布后生效。
十一、本制度經總經理批準頒布執(zhí)行。

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